Pidä täydennykset yhdessä jäljitettävässä viestiketjussa, yhdistä jokainen tiedosto ongelmaan, jonka se todistaa, ja pyydä tukea yksilöimään tarkasti, mikä on vielä epäselvää.
Ohjaa tuki aiempaan toimitukseen
Kun samoja todisteita pyydetään uudelleen, vastaa mahdollisuuksien mukaan alkuperäisessä keskustelussa. Ilmoita aiemman toimituksesi päivämäärä, tiedostojen nimet ja se ilmoitetun ongelman osa, jonka kukin tiedosto oli tarkoitettu osoittamaan. Jos tapauksella on viite tai tilausnumero, toista se aiherivillä ja viestin tekstissä.
Lyhyt todistekartta on hyödyllisempi kuin pelkkä toteamus, että kaikki on jo lähetetty. Kerro esimerkiksi, mikä kuva näyttää koko tuotteen, mikä vaurioituneen alueen ja mikä pakkauksen tai toimitustarran. Näin asian käsittelijä löytää olennaisen materiaalin ilman, että hänen tarvitsee koota historiaa uudelleen.
Kysy, mitä puuttuu tai ei ole luettavissa
Pyydä tarkka selitys puutteesta: puuttuiko liite, oliko kuva epäselvä vai tarvitaanko erilainen näkymä tai asiakirja? Toistuva pyyntö ei välttämättä tarkoita, että tapaus on hylätty. Se voi tarkoittaa, ettei tiedosto saapunut, sitä ei voitu avata tai se ei näyttänyt tarkasteluun tarvittavaa yksityiskohtaa.
SEWARDin nykyinen “Refunds & Returns” -sivu pyytää tilausnumeroa, toimitustietoja, kuvausta sekä selkeitä valokuvia tuotteesta, ongelmasta ja pakkauksesta. “Contact Us” -sivulla tilauksen tehneitä asiakkaita pyydetään lisäksi ilmoittamaan tilausnumero ja kassalla käytetty sähköpostiosoite. Käytä näitä tunnistetietoja johdonmukaisesti, mutta älä lähetä maksukortin täydellisiä tietoja.
Lähetä vain tarvittavat tiedot uudelleen ja säilytä asiayhteys
Lähetä pyydetty korvaava tai täydentävä näyttö kuvaavilla tiedostonimillä ja kerro, täydentääkö se aiempaa tiedostoa vai korvaako sen. Vältä useiden kyselyjen avaamista, ellei tuki pyydä sitä, sillä erilliset viestiketjut voivat hajottaa asian tiedot. Säilytä kopiot viesteistä, liitteistä ja lähetyspäivistä.
Todisteiden toimittaminen aloittaa tai jatkaa käsittelyä; se ei takaa hyvitystä tai korvaavaa tuotetta. Lopullinen ratkaisu riippuu ongelmasta, tarkastelluista tiedoista ja saatavuudesta. Jos tilaus tuli kolmannen osapuolen myyjältä, noudata kyseisen myyjän todellista menettelyä sen sijaan, että olettaisit SEWARDin suoran verkkokaupan yhteydenottomenettelyn koskevan tilausta.