Näin valmistelet tiiviin ja aikajärjestyksessä etenevän hyvitysriitaa koskevan selvityksen, jota tukevat kyseistä summaa vastaavat asiakirjat.
Laadi päivätty aikajana
Aloita tilauspäivästä, tilausnumerosta, tuotteesta, summasta, valuutasta ja maksutavasta. Luettele sen jälkeen kaikki asiaankuuluvat tapahtumat aikajärjestyksessä: toimitus, ongelman havaitseminen, ensimmäinen yhteydenotto myyjään, palautusohjeet, palautuslähetys tai muu pyydetty toimenpide, hyvityksen hyväksyminen, ilmoitettu käsittelypäivä ja kaikki myöhemmät vastaukset. Erota selvästi toisistaan pyydetty hyvitys, hyväksytty hyvitys, myyjän käsittelemä hyvitys ja maksupalveluntarjoajan kirjaama hyvitys. Nämä ovat eri tapahtumia, eikä niitä pidä yhdistää yhdeksi tilaksi.
Yhdistä todisteet jokaiseen väitteeseen
Liitä mukaan vain aidot asiakirjat, jotka vahvistavat kiistanalaiset tosiseikat: tilausvahvistus, maksutapahtuma, asiaankuuluvat kuvat tuotteesta tai paketista, myyjän viestit, palautusohjeet, palautuksen seurantatiedot tai kuitti, hyvitysvahvistus ja tilitieto, josta käy ilmi, näkyikö hyvitys tilillä. Merkitse jokaiseen liitteeseen päivämäärä ja selitä yhdellä virkkeellä, mitä se todistaa. Peitä salasanat, turvakoodit ja korttien täydet numerot. SEWARDin Hyvitykset ja palautukset -sivulla asiakkaita pyydetään säilyttämään tilausnumero ja tukevat tiedot, ja Yhteydenotto-sivulla varoitetaan lähettämästä maksukortin täydellisiä tietoja.
Ilmaise ratkaisematon ongelma täsmällisesti
Päätä selvitys lyhyeen laskelmaan, josta käyvät ilmi maksettu summa, hyvitetty summa, vastaanotettu summa ja jäljellä oleva riidan kohteena oleva summa sekä valuutat. Ilmaise pyytämäsi lopputulos liioittelematta tappioita tai väittämättä asioita, joita asiakirjat eivät osoita. Lähetä asiakirjat alustan tai maksupalveluntarjoajan virallisen riidanratkaisumenettelyn kautta, tarkista kyseisen menettelyn voimassa oleva määräaika ja säilytä lähetyskuitti tai asianumero. Vältä päällekkäisten vaatimusten tekemistä samasta tappiosta, ellei alusta nimenomaisesti ohjeista korjaamaan tai lähettämään asiaa uudelleen. Jos kyse on SEWARD-tilauksesta, ota yhteyttä asiakaspalveluun ja ilmoita tilausnumero sekä kassalla käytetty sähköpostiosoite, jos myyjän tekemä merkintä on vielä selvitettävä.