Palautuspyyntö voi olla arviointivaihe eikä lopullinen päätös oikeudesta, vastuusta, vaihdosta tai hyvityksestä.
Tarkastus ja hyväksyntä ovat eri vaiheita
Ei. Pyyntö palauttaa tuote tarkastusta varten ei itsessään tarkoita, että huoltopyyntö, hyvitys tai vaihto olisi hyväksytty. Se tarkoittaa yleensä vain sitä, että tukiprosessi on edennyt vaiheeseen, jossa tuote voidaan tutkia. Lopullinen päätös riippuu edelleen tarkastuksessa tehdyistä havainnoista ja tapaukseen saatavilla olevasta ratkaisusta.
SEWARDin Hyvitykset ja palautukset -sivulla erotetaan ongelman ilmoittaminen ja tarkastelu lopputuloksesta. Sivulla todetaan, ettei ongelman ilmoittaminen takaa hyvitystä ja että vaatimukset täyttävä tapaus voi johtaa vaihtoon tai hyvitykseen olosuhteiden ja saatavuuden mukaan.
Lue varsinainen ilmoitus huolellisesti
Tarkista, sanotaanko viestissä, että palautus vaaditaan tarkastusta varten, että reklamaatio on hyväksytty tai että tietty ratkaisu on jo hyväksytty. Näillä ilmaisuilla on eri merkitykset. Jos sanamuoto on epäselvä, vastaa samaan viestiketjuun ja pyydä tukipalvelua ilmoittamaan nykyinen vaihe selkeästi.
Vahvista ennen tuotteen lähettämistä palautusosoite, pakkausohjeet, määräaika, sallittu toimitustapa, seurantaa koskevat vaatimukset sekä se, kenen odotetaan järjestävän tai maksavan palautuskulut. SEWARDin mukaan asiakkaiden tulee ottaa yhteyttä tukipalveluun ohjeiden saamiseksi ennen tuotteen palauttamista. Nykyisen vakiokäytännön mukaan kohtuulliset palautus- tai uudelleenlähetyskulut korvataan, kun ongelma johtuu SEWARDin virheestä, mutta säännön soveltuminen on ratkaistava kyseisen tapauksen perusteella.
Säilytä dokumentaatio
Säilytä palautusohje, ennen lähettämistä otetut valokuvat, kuljetusliikkeen kuitti ja kaikki seurantatiedot. Mainitse tilausnumero jokaisessa vastauksessa. Älä pidä tuotteen lähettämistä kummankaan osapuolen myönnytyksenä tai vahvistuksena siitä, että rahat hyvitetään. Hyväksynnän tulee perustua nimenomaiseen päätökseen, joka ilmoitetaan tarkastuksen jälkeen tai sen yhteydessä.