Kun vain lähettäjä voi avata selvityksen kuljetusliikkeessä, ostajan tulee antaa varsinaiselle myyjälle tiivis ja täydellinen kokonaisuus, joka yhdistää tilauksen, lähetyksen ja kuljetusliikkeen vastauksen.
Lähetä toisiinsa liittyvät tapaustiedot
Anna varsinaiselle myyjälle tilausnumero, kassalla käytetty sähköpostiosoite, seurantanumero ja koko käytettävissäsi oleva seurantahistoria. Ilmoita viimeksi tallennettu tila, sen päivämäärä ja sijainti, odotettu määränpää sekä tarkka ongelma — esimerkiksi liikkeen puuttuminen, ristiriitainen määränpää tai selittämätön palautus.
Anna myös kuljetusliikkeen vastaus, jossa todetaan, että lähettäjän on käynnistettävä selvitys. Liitä mukaan mahdollinen tapaus- tai viitenumero, yhteydenoton päivämäärä ja kanava sekä kuvakaappaus tai kopio vastauksesta. Jos kuljetusliike pyysi lähettäjältä tiettyjä asiakirjoja tai tietoja, toista pyyntö täsmällisesti sen sijaan, että arvaisit, mitä saatetaan tarvita.
Pidä todisteet hyödyllisinä ja turvallisina
Järjestä tiedot aikajärjestykseen, jotta myyjä voi yhdistää tilauksen lähetykseen ja yhteydenottoon kuljetusliikkeen kanssa. Kuvakaappausten tulee näyttää olennaiset päivämäärät, tilat ja viitenumerot, mutta asiaankuulumattomat tapahtumat ja arkaluonteiset taloustiedot tulee piilottaa. SEWARDin Ota yhteyttä -sivu ohjeistaa ostajia ilmoittamaan tilausnumeron ja kassalla käytetyn sähköpostiosoitteen tilaustiedusteluissa sekä olemaan lähettämättä salasanoja tai täydellisiä maksukorttitietoja.
SEWARDin Toimitus ja toimitukset -sivulla todetaan, että kuljetukseen ja tulliin liittyvät poikkeukset voivat vaikuttaa toimitusarvioihin. Selvitys tarvitsee siksi todellisen lähetysrekisterin; pelkkä arvioidun ajan kuluminen ei määritä, mitä tapahtui.
Anna varsinaisen lähettäjän tehdä pyyntö
Älä väitä olevasi lähettäjä äläkä muuta tilitietoja avataksesi vain lähettäjälle tarkoitetun asian. Anna myyjälle kuljetusliikkeen ohjeet ja kysy, onko pyyntö lähetetty, onko viitenumero saatavilla ja tarvitaanko sinulta vielä jotain.
Selvityspyyntö ei takaa lopputulosta, hyvitystä tai korvaavaa tuotetta. Nämä kysymykset jäävät ratkaisematta, kunnes kuljetusliike ja myyjä tarkistavat lähetyksen ja tilaukseen sovellettavat olosuhteet.