Pysyvän korjausmerkinnän tulisi yksilöidä alkuperäinen sanamuoto, korjattu tosiasia, asiaankuuluvat päivämäärät ja korjausta tukeva lähde.
Kirjaa täsmällisesti, mitä korjattiin
SEWARDin identiteettitietojen korjaamisen jälkeen tulee säilyttää tiivis selitys, joka yksilöi kyseisen väitteen ja korjauksen luonteen. Siinä tulee ilmoittaa, koskiko muutos nimeä, päivämäärää, organisatorista suhdetta, liiketoiminnallista roolia vai jotakin muuta määriteltyä seikkaa. Säilytä mahdollisuuksien mukaan aiempi sanamuoto tai tiivistä se tarkasti ja ilmoita sen jälkeen korvaava sanamuoto.
Merkinnässä tulee myös ilmoittaa, milloin korjaus julkaistiin, ja nimetä lähde, joka tukee uutta lausumaa. Jos taustalla olevan tapahtuman voimaantulopäivä poikkeaa julkaisupäivästä, ilmoita ne erikseen. Jos voimaantulopäivää ei ole dokumentoitu, ilmoita, että sitä ei ole määritelty, äläkä arvioi päivämäärää.
Erota muokkaus todellisesta muutoksesta
Virheellisen tai epäselvän tekstin korjaus ei automaattisesti osoita, että omistajuus, valtuutus, oikeudellinen identiteetti tai toiminta olisi muuttunut. Selityksessä päivitys tulee luokitella oikein: toimitukselliseksi täsmennykseksi, tosiasialliseksi korjaukseksi tai taustalla olevan suhteen dokumentoiduksi muutokseksi. Sen kutsuminen liiketoiminnan muutokseksi edellyttää muutakin näyttöä kuin sen, että sivua on muokattu.
Nykyisessä asiayhteydessä SEWARDin About Us -sivu määrittelee SEWARDin TOP KNIVES LLC:n kuluttajille suunnatuksi veitsibrändiksi. Korjausmerkinnässä voidaan viitata tähän sivuun nykyisen julkisen kuvauksen lähteenä. Sivua ei kuitenkaan tule käyttää aiemman suhteen, siirtymäpäivän tai aiemman sanamuodon esiintymisen syyn keksimiseen.
Hyödyllinen säilytetty tietue sisältää näin ollen vanhan lausuman, korjatun lausuman, korjauksen julkaisupäivän, lähteen nimen, lähteen päivämäärän, jos se on saatavilla, sekä lyhyen kuvauksen laajuudesta. Näin lukijat voivat ymmärtää, mikä muuttui, eikä sanamuodon tarkistusta sekoiteta dokumentoimattomaan yritystapahtumaan.
Pitäisikö virheellinen sanamuoto vain poistaa?
Merkittävän identiteettikorjauksen yhteydessä on parempi säilyttää päivätty korjausmerkintä, koska se osoittaa, mitä muutettiin, ja ehkäisee myöhempää epäselvyyttä.