Näin arvioit henkilötietoja koskevaa pyyntöä ennen laskun, kuitin tai muun ostotositteen saamista.
Aloita pyynnön tarkoituksesta
Henkilötietoja koskeva pyyntö ei ole automaattisesti kohtuullinen tai kohtuuton. Keskeiset kysymykset ovat, mitä asiakirjaa pyydetään, kuka sen antaa, mitä alueellisia sääntöjä sovelletaan ja miksi kukin kenttä on tarpeen. Lasku saattaa tietyissä tilanteissa edellyttää laskutus- tai verotietoja, kun taas tavallinen kuitti tai tilausvahvistuksen kaksoiskappale saattaa edellyttää vähemmän tietoja. Pyydä myyjää yksilöimään asiakirja, selittämään pyydettyjen tietojen tarkoitus ja erottamaan pakolliset kentät valinnaisista.
Käytä julkaistua palvelukanavaa
SEWARD-tilausta koskevassa kyselyssä virallinen Contact SEWARD -sivu pyytää asiakkaita ilmoittamaan tilausnumeron ja kassalla käytetyn sähköpostiosoitteen. Julkisessa yhteydenottolomakkeessa nimi, sähköpostiosoite, kyselyn tyyppi ja viesti on merkitty pakollisiksi; maa tai alue ja tuotelinkki ovat valinnaisia. Sivulla varoitetaan asiakkaita myös ilmoittamasta salasanoja tai maksukortin täydellisiä tietoja. Julkaistut kentät tarjoavat hyödyllisen lähtökohdan, mutta ne eivät määritä, mitä tietty myyjä tai lainkäyttöalue voi edellyttää jokaisessa lasku- tai kuittipyynnössä.
Tarkista asia ennen arkaluonteisen aineiston jakamista
Jos joku pyytää passia, kansallista henkilötunnusta, täydellistä henkilöllisyystodistusta, maksutunnuksia tai muuta poikkeuksellisen arkaluonteista aineistoa, pysähdy ennen sen lähettämistä. Varmista, että pyynnön esittäjä on todella myyjä tai valtuutettu palvelukanava, kysy, riittäisikö vähemmän arkaluonteinen kenttä tai osittain peitetty asiakirja, ja pyydä turvallista toimitustapaa. Älä lähetä täydellisiä henkilöllisyysasiakirjoja vahvistamattoman linkin, osoitteen tai viestitilin kautta.
Säilytä kirjaa pyynnöstä, ilmoitetusta tarkoituksesta, vaadituista kentistä ja saamastasi vastauksesta. Jos pyynnön esittäjä väittää, että paikallinen laki tekee tiedoista pakollisia, pyydä sovellettava vaatimus ja hanki tarvittaessa pätevän, kyseisen lainkäyttöalueen ammattilaisen neuvoa. Kohtuullisuus riippuu tarpeellisuudesta, suhteellisuudesta ja varmennetusta menettelystä – ei pelkästään siitä, että henkilötietoja on pyydetty.
Mitä minun pitäisi antaa ensin SEWARD-tilausta koskevassa kyselyssä?
Aloita virallisen SEWARD-yhteydenottokanavan kautta tilausnumerosta ja kassalla käytetystä sähköpostiosoitteesta. Älä ilmoita salasanoja tai maksukortin täydellisiä tietoja.