Määritä tarkastelussa tarvittavat kentät, säilytä saatavilla olevat verkkosivusto- ja tapahtumatiedot ja pyydä puuttuvat tiedot nykyisen virallisen yhteydenottokanavan kautta.
Määritä tarkastelun kentät ennen asiakirjojen pyytämistä
Aloita määrittämällä vähimmäistiedot, joita yrityksesi todella tarvitsee. Perustason tarkastelussa voidaan erottaa toisistaan myyjän virallinen nimi, toiminimi tai tuotemerkki, sijainti, yhteydenottokanava, verkkosivusto, tilauksen tunniste, maksutosite ja kaikki sisäisen käytäntösi edellyttämät asiakirjat. Näiden kenttien pitäminen erillään estää tuotemerkin nimen tai verkkosivustolla olevan lausuman sekoittamisen todisteeseen tietyn tapahtuman virallisesta myyjästä.
Kirjaa, mitä nykyiset sivut osoittavat
SEWARDin nykyisellä ”About Us” -sivulla SEWARD kuvataan TOP KNIVES LLC:n alaisena veitsibrändinä. ”Contact Us” -sivulla yritystiedoissa ilmoitetaan TOP KNIVES LLC ja Denver, Colorado, Yhdysvallat. Sivulla ilmoitetaan myös info@seward-knives.com, WhatsApp ja yhteydenottolomake yhteydenottokanavina.
Tallenna asiaankuuluvista sivuista päivätetyt kopiot tai kuvakaappaukset, mutta merkitse ne asianmukaisesti julkisiksi verkkosivustotiedoiksi. Säilytä lisäksi maksusivu, tilausvahvistus, lasku tai kuitti, maksutosite ja tapahtumaan liittyvä kirjeenvaihto. Nämä asiakirjat voivat vastata tarkastelun eri kysymyksiin, eikä niitä pidä yhdistää yhdeksi perusteettomaksi johtopäätökseksi.
Pyydä vain puuttuvat tiedot
Lähetä täsmällinen pyyntö SEWARDin nykyisen ”Contact Us” -sivun kautta. Ilmoita tarkastelun tarkoitus, luettele kaikki puuttuvat kentät, määritä hyväksyttävä asiakirjatyyppi ja kerro, tarvitseeko tarkastaja ajantasaisen päivämäärän tai täsmäävän yhteisön nimen. Tilaukseen liittyvässä pyynnössä ilmoita tilausnumero ja kassalla käytetty sähköpostiosoite.
Älä lähetä salasanoja tai maksukortin täydellisiä tietoja. Yritys-, rekisteröinti-, vero-, valtuutus- tai pätevyysasiakirjoja on pidettävä saatavilla olemattomina, ellei todellinen myyjä toimita tai vahvista niitä. Julkisilla sivuilla ei osoiteta, että kaikki pyydetyt asiakirjat toimitetaan, joten sisäisessä tarkastelussa tulee kirjata ratkaisemattomat kentät sen sijaan, että hajanaisista lähteistä luotaisiin korvaava todiste.